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Checklist para Debutantes
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O Baile de Debutante acontece apenas uma vez na vida, o dia mais esperado para todas as garotas e que ela vai lembrar para sempre.
Este NÃO é o momento mais adequado para se permitir correr o risco de acertos ou erros na base de experimentações, neste dia tudo tem de ser e estar perfeito.
A riqueza de detalhes que envolvem a organização de um Evento tão especial quanto ao Baile de Debutante é tamanha que muitas vezes parece que não se pode dar conta de todos os preparativos.
É para isto que existem profissionais especializados em dar ao seu evento o verdadeiro formato, como o de um conto de fadas.
Uma boa equipe de ASSESSORIA DE CERIMONIAIS é capaz de cuidar de tudo desde o momento da concepção da ideia de fazer o Debut conduzido os trabalhos até a finalização da festa, isto para que a Debutante e seus familiares possam aproveitar com tranquilidade todos os instantes que antecedem a festa e também sentirem-se como convidados no seu próprio evento.
Para começar contrate um bom Cerimonialista e com a ajuda deste comece a sonhar.
• Quantos convidados participarão da festa?
• Qual será o local do evento?
• Qual será a cor da decoração e quais detalhes são importantes para compor o ambiente (Tema da festa)?
• Festa Tradicional ou Moderna?
• Que tipo de serviços serão contratados?
O profissional contratado para fazer a Assessoria nunca será o responsável por fazer o Evento pelos anfitriões, mas sim junto com eles, pois a palavra final em cada contratação sempre é da família. E por tratar-se de um festa familiar é importante o envolvimento dos familiares e amigos mais próximos na composição do evento. Abaixo esta descrito um passo a passo para as atividades a serem providenciadas.
Nota importante
• Elabore contratos minuciosos com TODOS os profissionais contratados, especificando todos os itens acordados com bastante detalhamento. Esta é a garantia do cumprimento de prazos e a entrega correta dos serviços contratados.
8 meses de antecedência ou mais.
a) Comece a planejar a festa com antecedência de, no mínimo, de oito meses, o ideal é iniciar o planejamento com um ano e meio de antecedência, até para se preparar financeiramente. Pois os gastos com uma festa de 15 anos quase equivalem aos custos de um casamento.
b) Faça o contrato de locação do espaço aonde a festa será realizada.
Alimentos e Bebidas
c) No contrato de locação do espaço para a realização do evento geralmente já esta incluso a contratação do serviço de alimentos e Bebidas, se este serviço não estiver incluso procure imediatamente um fornecedor para este item. Escolha um serviço de alimentos e bebidas capas de agradar aos convidados adultos e adolescentes. Para tanto pode-se brincar um pouco com o cardápio e inserir alguns serviços que semelhantes aos de uma praça de alimentação de shopping center.
Assessoria
d) Contrate uma empresa que ofereça serviço de assessoria e produção de eventos para direcionar a festa e apresentar opções de serviços. O cerimonial não se restringe mais a desenvolver apenas o protocolo e a etiqueta no dia do evento, este profissional tem que fazer a orientação de como planejar o evento desde o inicio. Este serviço deve ser um dos primeiros a ser contratado, quanto maior o prazo de antecedência, melhor.
Lista de convidados
e) Organize, ou reorganize, a lista de convidados.
7 meses de antecedência
a) Save the Date – Envie um pequeno cartão para todos os seus convidados avisando que em determinado dia haverá um evento especial e que posteriormente será enviado um convite formal. Neste cartão não são colocados muitos detalhes.
b) Música - Defina e contrate os profissionais que farão a trilha sonora do seu evento. No início, som ambiente e cabem até algumas musicas infantis, depois, DJ ou banda, o importante é ter bastante animação.
c) Foto e Vídeo – Busque conhecer bem o trabalho destes profissionais. Lembre-se que este é um item que ficará registrado para sempre. Mesmo com a modernidade das câmeras fotográficas e de vídeo digitais, deixe estes recursos apenas para diversão se espontânea entre os convidados, os melhores registros devem ser feitos por uma equipe de profissionais.
d) Decoração - Procure em revistas, sites, etc..., decorações que mais se encaixam aos seus ideais. Com isto em mãos, será mais fácil expor suas idéias ao florista ou decorador a ser contratado.
6 meses de antecedência
a) Providencie a locação de Trajes. Um dos mais solicitados é o de balada chique ou social. Os bailes de debutantes costumam pedir o traje passeio completo.
b) Sapatos - É importante que se tenha dois sapatos distintos, um mais simples e sem salto, outro melhor e com salto alto. As vezes ainda cabe a adoção de um terceiro par para depois que a festa ficar mais descontraída.
5 meses de antecedência
a) Convites - Providencie o convite que já dirá aos seus convidados qual será o tom da sua festa, por isto, procure seguir um só estilo. Os tradicionais convites de papel podem dar lugar a outros materiais e objetos, basta utilizar a criatividade.
b) Valsa e príncipe – Convide 15 pares de amigos e um príncipe para juntos dançarem a valsa tradicional no grande dia. A Valsa não é mais essencial, algumas meninas optam por escolher músicas mais tradicionais para dançar com o pai, com o avô e com o padrinho, reservando a montagem de uma coreografia para apresentar com os pares de amigos juntamente com o príncipe.
4 meses de antecedência
a) Confirme o endereço e telefone de todos os convidados, além do número de pessoas de cada família que será convidada. Isto facilitará na hora de entregar os convites, bem como nas confirmações de presenças. Nunca faça convites por e-mail, entregue-os pessoalmente sempre que possível. Quando não for possível fazer o convite pessoalmente, solicite a ajuda de um familiar ou amigo mais próximo mas antes ligue para o convidado e informe da importância da sua presença no evento.
b) Defina bolo, doces e mesa de fechamento para a sua festa. A hora dos parabéns é o auge da comemoração, mas o bolo pode ser apenas decorativo ou então não muito grande, porque normalmente sobra muito. Na mesa de doces além dos doces tradicionais opte por colocar também algumas guloseimas como balas de goma, marshmallow, pirulitos, etc.
3 meses de antecedência
a) Defina, se for o caso, as lembranças que serão entregues aos convidados. Este não é um item obrigatório. Muitas aniversariantes optam por entregar chinelos personalizados, fotografias produzidas na hora ou outros objetos de acordo com o estilo da festa.
b) Faça uma pré-reserva em hotéis, para os convidados que virão de fora.
2 meses de antecedência
a) Inicie a distribuição dos convites, começando pelos convidados de fora da cidade. Não esqueça de solicitar a confirmação de presença.
30 dias de antecedência
a) Compre os adereços que servirão para alegrar a sua festa.
b) Providencie a compra ou consignação das bebidas, tais como wisky, vinho, espumante (champagne), etc...
c) Finalize a escolha das músicas que serão parte de momentos especiais durante a festa.
d) Faça a confirmação de todos os itens contratados.
20 dias de antecedência
a) Faça a reunião de Check List com o Cerimonialista, onde toda programação será revista e confirmada. Acertem uma data para a confirmação dos convidados.
b) Marque a prévia da Maquiagem e cabelo.
de 10 dias à véspera
a) Marque com o Cerimonialista o ensaio para as entradas nas cerimônias e valsa.
b) Na véspera do evento: descanse, relaxe e curta essas poucas horas que faltam para o grande dia. Procurem ficar calmos tanto a Debutante quanto os seus pais, para curtir ao máximo o seu Dia Especial.
No dia do evento
a) Chegou o grande dia, aproveite bastante.
O cerimonial do Dia
É importante ter uma equipe de seguranças e recepcionistas na portaria, acompanhados de uma pessoa do cerimonial. Sugere-se que os convidados adolescentes devem apresentar o convite juntamente com um documento com foto que será conferido com o nome na lista de convidados.
Roteiro para a organização do Cerimonial do dia
A sequência de fatos apresentada abaixo esta contemplando uma festa com formato tradicional. Como trata-se de um evento social, tudo poderá ser alterado e organizado com uma sequência lógica de acordo com o gosto pessoal de cada Debutante e seus familiares.
Primeira Parte do Evento:
a) Recepção dos Convidados;
b) Jantar.
Segunda parte do Evento:
a) Abertura do Cerimonial (Mestre de Cerimônias);
b) Entrada do cortejo (Familiares);
c) Entrada dos 15 pares de amigos;
d) Entrada da Debutante;
e) Recebimento da Joia (Anel, colar ou pulseira);
f) Troca do Sapato;
g) Passagem da boneca;
h) Apresentação de vídeo narrando a vida da debutante e seus familiares;
i) Valsa:
a. Primeira valsa com o pai;
b. Segunda valsa com o avô, Padrinho e irmão;
c. Terceira valsa com o príncipe (para apagar as 15 velas).
j) Momento dos parabéns e corte do bolo;
k) Brinde (Bebidas a definir entre alcóolicas e não alcóolicas);
l) Homenagens
a. Entrega de buques de flores para as avós, madrinha, etc;
b. Apresentações de cartas e atividades culturais dos amigos;
m) Entrega das lembrancinhas especiais para os 15 pares de amigos que dançaram a valsa.
Terceira parte do Evento:
a) Inicio do Baile.
Formas de Contratação dos serviços de Cerimonial
Os nossos serviços são ofertados na forma de Cerimonial do Dia, que na realidade começa a ser elaborado com aproximadamente 2 meses de antecedência do evento. Mesmo antes deste período de aproximadamente dois meses, desde o início do acompanhamento contratual, são realizadas reuniões com a debutante e seus pais para auxiliar na formatação do projeto do evento.
Descrição Das atividades do serviço de Cerimonial do Dia
• Elaboração e Supervisão de todo cronograma do evento.
• Acompanhamento de toda montagem e desmontagem no Dia do Evento.
• Supervisão total durante o evento.
• Auxílio e Orientação pessoal a Debutante e seus Pais durante a Festa.
• Auxílio na troca de vestido da Debutante.
• Organização/Orientação do cortejo para o Cerimonial da noite.
• Recepção dos Convidados na Festa.
• Organização do Cerimonial para as homenagens.
• Integração do Cerimonial com os demais profissionais.
• Organização/Orientação dos 14 casais que irão compor o Bolo-Vivo.
• Distribuição dos adereços na pista de dança.
• Entrega de Lembrancinhas.
• Encaminhamento dos pertences pessoais da Debutante para local indicado.
• Verificação total do serviço de Buffet.
• Contagem do consumo de Bebidas no final do evento.
• Presença da equipe até o final do evento.
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Base de cálculos
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Adereços
3 itens por convidado.
OBS: Cuidado com os marabus, prefira os que são feitos com materiais sintéticos pois os que são elaborados com penas naturais tingidas soltam a cor nas roupas de quem os estiver usando.
Bebidas
• Espumantes (Champagne): 1 p/ cada 2 convidados.
• Vinho tinto: 1 para cada 3 convidados.
• Cerveja: 3 long necks por pessoa ou 1 garrafa de 600ml.
• Wisky: 1 para cada 12 convidados.
• Drinks: 2 para cada convidado.
• Refrigerante: 3 para cada convidado.
• Água: 3 para cada convidado.
* As quantidades poderão variar de acordo com o perfil do público do evento e a sua duração e a variedade de bebidas.
* Como trata-se de um evento com a presença de muitos adolescentes e crianças, escolha também bebidas especiais não alcoólicas para servi-los.
Bolo e doces
Bolo: 50 g por pessoa, equivalente a 1 fatia por convidado quando não houver doces.
Havendo doces ou sobremesas calcule para 50%.
Doces: de 6 a 8 doces por convidado, caso o cardápio apresente a sobremesa diminua este número para de 4 a 6 doces por convidado.
Lembrancinhas comestíveis: No mínimo 1 por convidado, para garantir que todos levem uma lembrança para casa. Calcule uma reserva de 25% a mais do que o necessário. |
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